Spesialis Manajemen Dokumen

Apa itu Spesialis Manajemen Dokumen?

Menerapkan dan mengelola sistem manajemen dokumen tingkat perusahaan beserta prosedur terkait yang memungkinkan organisasi menangkap, menyimpan, mengambil, berbagi, dan memusnahkan rekaman dan dokumen elektronik.

Banyak pekerjaan ini melibatkan kegiatan mengoordinasikan, menyupervisi, mengelola, atau melatih orang lain. Contohnya broker properti, manajer penjualan, administrator basis data, desainer grafis, ilmuwan konservasi, direktur seni, dan penaksir biaya.

Kerja harian

• Membantu dalam menentukan kebijakan pengelolaan dokumen untuk memfasilitasi akses yang efisien, legal, dan aman ke konten elektronik.
• Membantu dalam pengembangan taksonomi klasifikasi dokumen atau konten untuk memfasilitasi penangkapan, pencarian, dan pengambilan informasi.
• Menerapkan sistem pemrosesan, pengambilan, dan distribusi dokumen elektronik bekerja sama dengan spesialis teknologi informasi lainnya.
• Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan dokumen atau konten elektronik lainnya menurut karakteristik seperti tingkat keamanan, fungsi, dan metadata.
• Mengembangkan, mendokumentasikan, atau memelihara standar, praktik terbaik, atau prosedur penggunaan sistem.
• Membantu dalam penilaian, akuisisi, atau penerapan sistem manajemen dokumen elektronik baru.
• Mengelola hak akses dokumen dan sistem serta kontrol revisi untuk memastikan keamanan sistem dan integritas dokumen induk.
• Menulis, meninjau, atau melaksanakan rencana untuk menguji sistem manajemen dokumen yang baru atau yang sudah ada.
• Mempersiapkan dan mencatat perubahan pada dokumen resmi dan mengonfirmasi perubahan dengan staf manajemen hukum dan kepatuhan, termasuk staf manajemen catatan di seluruh perusahaan.
• Pantau aktivitas peraturan untuk menjaga kepatuhan terhadap undang-undang pengelolaan catatan dan dokumen.
• Mengambil aset elektronik dari penyimpanan untuk didistribusikan kepada pengguna, dikumpulkan dan dikembalikan ke penyimpanan, jika diperlukan.
• Ikuti perkembangan teknologi dan teknik manajemen dokumen dengan meninjau literatur terkini, berbicara dengan rekan kerja, berpartisipasi dalam program pendidikan, menghadiri pertemuan atau lokakarya, atau berpartisipasi dalam organisasi atau konferensi profesional.
• Melakukan penilaian kebutuhan untuk mengidentifikasi persyaratan manajemen dokumen departemen atau pengguna akhir.
• Mengembangkan atau mengonfigurasi fitur sistem manajemen dokumen, seperti antarmuka pengguna, profil akses, dan prosedur alur kerja dokumen.
• Dokumentasikan fungsi dan spesifikasi teknis untuk sistem manajemen konten baru atau yang diusulkan.
• Melakukan pengawasan keamanan atas pemrosesan dokumen, reproduksi, distribusi, penyimpanan, atau pengarsipan.
• Berkonsultasi dengan pengguna akhir mengenai masalah dalam mengakses konten elektronik.
• Mengusulkan rekomendasi untuk meningkatkan kemampuan sistem manajemen konten.
• Mengoperasikan teknologi pengambilan data untuk mengimpor dokumen digital ke dalam sistem manajemen dokumen.
• Menyiapkan dokumentasi dukungan dan materi pelatihan untuk pengguna akhir sistem manajemen dokumen.
• Cari sumber elektronik, seperti database atau repositori, atau sumber manual untuk mendapatkan informasi.
• Menerapkan pemindaian atau prosedur entri data otomatis lainnya, menggunakan perangkat pencitraan dan perangkat lunak pencitraan dokumen.
• Menganalisis, menafsirkan, atau menyebarkan data kinerja sistem.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Sebagian besar pekerjaan ini memerlukan gelar sarjana (S1), meskipun ada yang tidak.

Pengalaman

Diperlukan keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja terkait dalam jumlah yang cukup banyak. Misalnya, seorang akuntan harus menyelesaikan pendidikan sarjana dan bekerja beberapa tahun di bidang akuntansi agar dianggap memenuhi syarat.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini biasanya memerlukan beberapa tahun pengalaman kerja terkait, pelatihan kerja langsung, dan/atau pelatihan kejuruan.