Petugas Arsip

Apa itu Petugas Arsip?

Mengarsipkan korespondensi, kartu, faktur, kuitansi, dan rekaman lain dalam urutan abjad atau numerik atau sesuai sistem pengarsipan yang digunakan. Menemukan dan mengeluarkan materi dari arsip ketika diminta.

Pekerjaan ini sering melibatkan penggunaan pengetahuan dan keterampilan untuk membantu orang lain. Contohnya pramubakti, petugas penyewaan, perwakilan layanan pelanggan, satuan pengamanan (satpam), tukang pelapis furnitur, teller bank, dan teknisi laboratorium gigi.

Kerja harian

• Pindai atau baca materi yang masuk untuk menentukan bagaimana dan di mana materi tersebut harus diklasifikasikan atau diarsipkan.
• Memasukkan data, seperti nomor file, informasi baru atau terkini, atau kode informasi dokumen ke dalam sistem komputer untuk mendukung pengambilan dokumen dan informasi.
• Melakukan aktivitas kantor umum, seperti mengetik, menjawab telepon, mengoperasikan mesin kantor, memproses surat, atau mengamankan materi rahasia.
• Urutkan atau klasifikasikan informasi menurut pedoman, seperti konten, tujuan, kriteria pengguna, atau urutan kronologis, alfabet, atau numerik.
• Menyelesaikan aktivitas keuangan umum, seperti memproses hutang, meninjau faktur, mengumpulkan pembayaran tunai, atau menerbitkan tanda terima.
• Jawab pertanyaan tentang catatan atau file.
• Menyimpan catatan material yang disimpan atau dipindahkan, menggunakan buku catatan atau komputer dan menghasilkan laporan yang terkomputerisasi.
• Tambahkan materi baru ke catatan file atau buat catatan baru jika diperlukan.
• Kumpulkan bahan yang akan diajukan dari departemen atau karyawan.
• Temukan, ambil, dan buat salinan informasi dari file sebagai respons terhadap permintaan dan kirimkan informasi ke pengguna yang berwenang.
• Lacak materi yang dihapus dari file untuk memastikan bahwa file yang dipinjam dikembalikan.
• Tempatkan bahan ke dalam wadah penyimpanan, seperti lemari arsip, kotak, nampan, atau laci, sesuai dengan informasi klasifikasi dan identifikasi.
• Mengoperasikan file mekanis yang berputar untuk membawa catatan yang diperlukan ke lokasi tertentu.
• Hilangkan materi yang sudah usang atau tidak diperlukan, hancurkan atau pindahkan ke penyimpanan tidak aktif, sesuai dengan pedoman pemeliharaan file atau persyaratan hukum.
• Lakukan inspeksi berkala terhadap bahan atau file untuk memastikan penempatan, keterbacaan, atau kondisi yang tepat.
• Tetapkan dan catat atau stempel nomor atau kode identifikasi untuk mengindeks bahan untuk pengarsipan.
• Memodifikasi atau meningkatkan sistem pengarsipan atau menerapkan sistem pengarsipan baru.
• Formulir desain yang terkait dengan sistem pengarsipan.
• Ambil dokumen yang disimpan dalam mikrofilm atau mikrofiche dan letakkan di penampil untuk dibaca.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Pekerjaan ini biasanya memerlukan ijazah SMA/sederajat.

Pengalaman

Sebagian keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja sebelumnya biasanya diperlukan. Misalnya, seorang teller bank akan terbantu oleh pengalaman bekerja langsung dengan masyarakat.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini memerlukan beberapa bulan hingga satu tahun bekerja bersama karyawan berpengalaman. Program pemagangan resmi dapat dikaitkan dengan pekerjaan ini.