Juru Korespondensi

Apa itu Juru Korespondensi?

Menyusun surat atau korespondensi elektronik sebagai balasan atas permintaan barang dagangan, klaim kerusakan, kredit dan informasi lain, akun yang menunggak, tagihan yang salah, atau layanan yang tidak memuaskan. Tugas dapat mencakup pengumpulan data untuk menyusun balasan dan menyiapkan korespondensi.

Pekerjaan ini sering melibatkan penggunaan pengetahuan dan keterampilan untuk membantu orang lain. Contohnya pramubakti, petugas penyewaan, perwakilan layanan pelanggan, satuan pengamanan (satpam), tukang pelapis furnitur, teller bank, dan teknisi laboratorium gigi.

Kerja harian

• Pastikan uang yang dikumpulkan dicatat dan diamankan dengan benar.
• Memelihara file dan mengontrol catatan untuk menunjukkan aktivitas korespondensi.
• Baca korespondensi yang masuk untuk memastikan sifat kekhawatiran penulis dan untuk menentukan disposisi korespondensi.
• Kumpulkan catatan yang berkaitan dengan masalah tertentu, tinjau kelengkapan dan keakuratannya, dan lampirkan catatan pada korespondensi jika diperlukan.
• Menyiapkan dokumen dan korespondensi, seperti klaim kerusakan, pertanyaan kredit dan penagihan, faktur, dan keluhan layanan.
• Memproses pesanan barang yang diminta melalui korespondensi.
• Kumpulkan data dari catatan untuk menyiapkan laporan berkala.
• Menulis surat sebagai balasan korespondensi mengenai hal-hal seperti permintaan barang dagangan, klaim kerusakan, permintaan informasi kredit, tunggakan rekening, penagihan yang salah, atau layanan yang tidak memuaskan.
• Menyajikan penjelasan yang jelas dan ringkas mengenai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Tinjau korespondensi untuk format dan keakuratan tipografi, kumpulkan informasi ke dalam formulir yang ditentukan dengan jumlah salinan yang benar, dan serahkan ke pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.
• Hitung biaya catatan yang diberikan kepada pemohon, dan tulis surat untuk mendapatkan pembayaran.
• Ketik surat pengakuan kepada orang yang mengirim korespondensi.
• Kumpulkan data yang berkaitan dengan pembuatan produk khusus untuk pelanggan.
• Rutekan korespondensi ke departemen lain untuk dibalas.
• Lengkapi surat formulir sebagai tanggapan atas permintaan atau masalah yang diidentifikasi melalui korespondensi.
• Berunding dengan personel perusahaan mengenai kelayakan memenuhi permintaan penulis.
• Siapkan catatan untuk pengiriman melalui pos bersertifikat.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Pekerjaan ini biasanya memerlukan ijazah SMA/sederajat.

Pengalaman

Sebagian keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja sebelumnya biasanya diperlukan. Misalnya, seorang teller bank akan terbantu oleh pengalaman bekerja langsung dengan masyarakat.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini memerlukan beberapa bulan hingga satu tahun bekerja bersama karyawan berpengalaman. Program pemagangan resmi dapat dikaitkan dengan pekerjaan ini.