Resepsionis dan Juru Tulis Informasi

Apa itu Resepsionis dan Juru Tulis Informasi?

Menjawab pertanyaan dan memberikan informasi kepada masyarakat umum, pelanggan, pengunjung, dan pihak berkepentingan lain mengenai kegiatan yang dilakukan di tempat usaha serta lokasi departemen, kantor, dan karyawan dalam organisasi.

Pekerjaan ini sering melibatkan penggunaan pengetahuan dan keterampilan untuk membantu orang lain. Contohnya pramubakti, petugas penyewaan, perwakilan layanan pelanggan, satuan pengamanan (satpam), tukang pelapis furnitur, teller bank, dan teknisi laboratorium gigi.

Kerja harian

• Mengoperasikan switchboard telepon untuk menjawab, menyaring, atau meneruskan panggilan, memberikan informasi, menerima pesan, atau menjadwalkan janji temu.
• Menyapa orang yang memasuki tempat usaha, menentukan sifat dan tujuan kunjungan, dan mengarahkan atau mengantar mereka ke tujuan tertentu.
• Menerima pembayaran dan mencatat tanda terima untuk layanan.
• Jadwalkan janji temu dan pelihara serta perbarui kalender janji temu.
• Analisis data untuk menentukan jawaban atas pertanyaan dari pelanggan atau anggota masyarakat.
• Hitung dan kutip tarif untuk tur, saham, polis asuransi, atau produk atau layanan lainnya.
• Mengirimkan informasi atau dokumen kepada pelanggan, menggunakan komputer, surat, atau mesin faksimili.
• Mendengar dan menyelesaikan keluhan pelanggan atau masyarakat.
• Ajukan dan pelihara catatan.
• Memberikan informasi tentang pendirian, seperti lokasi departemen atau kantor, karyawan dalam organisasi, atau layanan yang diberikan.
• Melakukan tugas pendukung administratif, seperti mengoreksi, menyalin informasi tulisan tangan, atau mengoperasikan kalkulator atau komputer untuk bekerja dengan catatan pembayaran, faktur, neraca, atau dokumen lainnya.
• Mengumpulkan, menyortir, mendistribusikan, atau menyiapkan surat, pesan, atau pengiriman kurir.
• Simpan catatan terkini tentang keberadaan dan ketersediaan anggota staf.
• Jadwalkan ruang atau peralatan untuk program khusus dan siapkan daftar peserta.
• Memproses dan menyiapkan memo, korespondensi, voucher perjalanan, atau dokumen lainnya.
• Melaksanakan tugas-tugas seperti merawat tanaman atau merapikan majalah untuk menjaga area lobi atau resepsi.
• Daftarkan individu untuk berpartisipasi dalam program dan beri tahu mereka tentang penerimaan mereka.
• Menerima pesanan barang dagangan atau bahan dan mengirimkannya ke departemen yang tepat untuk diisi.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Pekerjaan ini biasanya memerlukan ijazah SMA/sederajat.

Pengalaman

Sebagian keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja sebelumnya biasanya diperlukan. Misalnya, seorang teller bank akan terbantu oleh pengalaman bekerja langsung dengan masyarakat.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini memerlukan beberapa bulan hingga satu tahun bekerja bersama karyawan berpengalaman. Program pemagangan resmi dapat dikaitkan dengan pekerjaan ini.