Penyelia Lini Pertama Pekerja Kantor dan Dukungan Administratif

Apa itu Penyelia Lini Pertama Pekerja Kantor dan Dukungan Administratif?

Langsung mengawasi dan mengoordinasikan kegiatan pekerja administratif dan dukungan ketatausahaan.

Pekerjaan ini biasanya melibatkan penggunaan keterampilan komunikasi dan organisasi untuk mengoordinasikan, menyupervisi, mengelola, atau melatih orang lain demi mencapai tujuan. Contohnya teknisi listrik, penata letak (desktop publisher), teknisi pertanian, penata rambut, juru transkripsi sidang, dan asisten medis.

Kerja harian

• Mengawasi pekerjaan karyawan kantor, administrasi, atau layanan pelanggan untuk memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas, tenggat waktu, dan prosedur yang tepat, memperbaiki kesalahan atau masalah.
• Menyelesaikan keluhan pelanggan atau menjawab pertanyaan pelanggan mengenai kebijakan dan prosedur.
• Memberikan panduan kepada karyawan dalam menangani masalah yang sulit atau rumit atau dalam menyelesaikan keluhan atau perselisihan yang meningkat.
• Tinjau catatan atau laporan yang berkaitan dengan aktivitas seperti produksi, penggajian, atau pengiriman untuk memverifikasi detail, memantau aktivitas kerja, atau mengevaluasi kinerja.
• Diskusikan masalah kinerja pekerjaan dengan karyawan untuk mengidentifikasi penyebab dan masalah serta berupaya menyelesaikan masalah.
• Menyiapkan dan menerbitkan jadwal kerja, tenggat waktu, dan penugasan tugas untuk staf kantor atau administrasi.
• Rekrut, wawancara, dan pilih karyawan.
• Menafsirkan dan mengkomunikasikan prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada staf.
• Menyusun jadwal kerja sesuai anggaran dan beban kerja.
• Mengevaluasi kinerja kerja karyawan dan kepatuhan terhadap peraturan dan merekomendasikan tindakan personel yang tepat.
• Melatih atau memberi instruksi kepada karyawan mengenai tugas pekerjaan atau kebijakan perusahaan atau mengatur agar pelatihan diberikan.
• Meneliti, menyusun, dan menyiapkan laporan, manual, korespondensi, atau informasi lain yang diperlukan oleh manajemen atau lembaga pemerintah.
• Menerapkan kebijakan, prosedur, dan standar layanan perusahaan atau departemen bersama dengan manajemen.
• Hitung angka seperti saldo, total, atau komisi.
• Menganalisis aktivitas keuangan perusahaan atau departemen dan memberikan masukan ke dalam proses perencanaan dan persiapan anggaran.
• Mengkoordinasikan kegiatan dengan personel pengawas lainnya atau dengan unit kerja atau departemen lain.
• Berpartisipasi dalam pekerjaan bawahan untuk memfasilitasi produktivitas atau untuk mengatasi aspek-aspek pekerjaan yang sulit.
• Membuat rekomendasi kepada manajemen mengenai isu-isu seperti keputusan kepegawaian atau perubahan prosedur.
• Mengembangkan atau memperbarui prosedur, kebijakan, atau standar.
• Menyimpan catatan yang berkaitan dengan inventaris, personel, pesanan, persediaan, atau pemeliharaan mesin.
• Konsultasikan dengan manajer atau personel lain untuk menyelesaikan masalah di berbagai bidang seperti kinerja peralatan, kualitas keluaran, atau jadwal kerja.
• Merancang, menerapkan, atau mengevaluasi program pelatihan dan pengembangan staf, inisiatif layanan pelanggan, atau kriteria pengukuran kinerja.
• Tetap mendapat informasi tentang ketentuan perjanjian pekerja-manajemen dan dampaknya terhadap operasi departemen.
• Mengkoordinasikan atau melakukan aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman, penerimaan, distribusi, atau transportasi.
• Pantau tingkat inventaris dan daftar permintaan atau beli persediaan sesuai kebutuhan.
• Merencanakan atau mengoordinasikan layanan kantor, seperti perolehan atau pengorganisasian peralatan atau pasokan, pembuangan aset, relokasi, parkir, pemeliharaan, atau layanan keamanan.
• Atur pekerjaan pemeliharaan atau perbaikan yang diperlukan.
• Rencanakan tata letak ruang stok, gudang, atau tempat penyimpanan lainnya, dengan mempertimbangkan perputaran, ukuran, berat, atau faktor terkait yang berkaitan dengan barang yang disimpan.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Sebagian besar pekerjaan di zona ini memerlukan pendidikan di sekolah kejuruan (SMK), pengalaman kerja terkait, atau diploma (D1–D3).

Pengalaman

Keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja sebelumnya diperlukan untuk pekerjaan ini. Misalnya, seorang teknisi listrik harus menyelesaikan tiga atau empat tahun pemagangan atau beberapa tahun pelatihan kejuruan, dan sering kali harus lulus ujian sertifikasi, untuk dapat menjalankan pekerjaannya.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini biasanya memerlukan satu atau dua tahun pelatihan yang mencakup pengalaman kerja langsung dan pelatihan informal bersama pekerja berpengalaman. Program pemagangan resmi dapat dikaitkan dengan pekerjaan ini.