Sekretaris Eksekutif dan Asisten Administratif Eksekutif

Apa itu Sekretaris Eksekutif dan Asisten Administratif Eksekutif?

Memberikan dukungan administratif tingkat tinggi dengan melakukan riset, menyiapkan laporan statistik, dan menangani permintaan informasi, serta melaksanakan fungsi administratif rutin seperti menyiapkan korespondensi, menerima tamu, mengatur panggilan konferensi, dan menjadwalkan rapat. Dapat juga melatih dan mengawasi staf administratif tingkat bawah.

Pekerjaan ini biasanya melibatkan penggunaan keterampilan komunikasi dan organisasi untuk mengoordinasikan, menyupervisi, mengelola, atau melatih orang lain demi mencapai tujuan. Contohnya teknisi listrik, penata letak (desktop publisher), teknisi pertanian, penata rambut, juru transkripsi sidang, dan asisten medis.

Kerja harian

• Mengelola dan memelihara jadwal eksekutif.
• Memproses informasi penggajian.
• Buat pengaturan perjalanan untuk para eksekutif.
• Menyiapkan faktur, laporan, memo, surat, laporan keuangan, dan dokumen lainnya, menggunakan pengolah kata, spreadsheet, database, atau perangkat lunak presentasi.
• Mengkoordinasikan dan mengarahkan layanan kantor, seperti pencatatan, keuangan departemen, persiapan anggaran, masalah personalia, dan tata graha, untuk membantu para eksekutif.
• Jawab panggilan telepon dan panggilan langsung ke pihak yang tepat atau terima pesan.
• Siapkan tanggapan terhadap korespondensi yang berisi pertanyaan rutin.
• Membuka, menyortir, dan mendistribusikan korespondensi masuk, termasuk faks dan email.
• Sapa pengunjung dan tentukan apakah mereka harus diberikan akses ke individu tertentu.
• Mempersiapkan agenda dan membuat pengaturan, seperti mengkoordinasikan katering untuk makan siang, untuk rapat komite, dewan direksi, dan lainnya.
• Melakukan penelitian, mengumpulkan data, dan menyiapkan makalah untuk pertimbangan dan presentasi oleh eksekutif, komite, dan dewan direksi.
• Melakukan tugas kantor umum, seperti memesan persediaan, memelihara sistem basis data manajemen catatan, dan melakukan pekerjaan pembukuan dasar.
• Menafsirkan kebijakan dan prosedur administratif dan operasional untuk karyawan.
• File dan ambil dokumen, catatan, dan laporan perusahaan.
• Membaca dan menganalisis memo, kiriman, dan laporan yang masuk untuk menentukan signifikansinya dan merencanakan distribusinya.
• Menyiapkan dan mengawasi kebijakan dan prosedur administratif untuk kantor atau organisasi.
• Memberikan dukungan administrasi kepada departemen lain.
• Bertemu dengan individu, kelompok kepentingan khusus, dan pihak lain atas nama eksekutif, komite, dan dewan direksi.
• Menyusun, menyalin, dan mendistribusikan risalah rapat.
• Hadiri rapat untuk mencatat notulensi.
• Mengawasi dan melatih staf administrasi lainnya dan mengatur pelatihan karyawan dengan menjadwalkan pelatihan atau mengatur materi pelatihan.
• Tinjau praktik dan prosedur operasi untuk menentukan apakah perbaikan dapat dilakukan di berbagai bidang seperti alur kerja, prosedur pelaporan, atau pengeluaran.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Sebagian besar pekerjaan di zona ini memerlukan pendidikan di sekolah kejuruan (SMK), pengalaman kerja terkait, atau diploma (D1–D3).

Pengalaman

Keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja sebelumnya diperlukan untuk pekerjaan ini. Misalnya, seorang teknisi listrik harus menyelesaikan tiga atau empat tahun pemagangan atau beberapa tahun pelatihan kejuruan, dan sering kali harus lulus ujian sertifikasi, untuk dapat menjalankan pekerjaannya.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini biasanya memerlukan satu atau dua tahun pelatihan yang mencakup pengalaman kerja langsung dan pelatihan informal bersama pekerja berpengalaman. Program pemagangan resmi dapat dikaitkan dengan pekerjaan ini.