Sekretaris dan Asisten Administratif, Kecuali Hukum, Medis, dan Eksekutif

Apa itu Sekretaris dan Asisten Administratif, Kecuali Hukum, Medis, dan Eksekutif?

Melaksanakan fungsi administratif rutin seperti menyusun korespondensi, menjadwalkan janji temu, mengorganisasi dan memelihara berkas kertas dan elektronik, atau memberikan informasi kepada penelepon.

Pekerjaan ini sering melibatkan penggunaan pengetahuan dan keterampilan untuk membantu orang lain. Contohnya pramubakti, petugas penyewaan, perwakilan layanan pelanggan, satuan pengamanan (satpam), tukang pelapis furnitur, teller bank, dan teknisi laboratorium gigi.

Kerja harian

• Menjawab telepon dan memberikan informasi kepada penelepon, menerima pesan, atau mentransfer panggilan ke individu yang tepat.
• Menyapa pengunjung atau penelepon dan menangani pertanyaan mereka atau mengarahkan mereka ke orang yang tepat sesuai dengan kebutuhan mereka.
• Gunakan komputer untuk berbagai aplikasi, seperti manajemen basis data atau pengolah kata.
• Membuat, memelihara, dan memasukkan informasi ke dalam database.
• Melakukan fungsi penggajian, seperti menjaga informasi ketepatan waktu dan memproses serta mengirimkan penggajian.
• Mengumpulkan dan menyetor uang ke dalam rekening, mengeluarkan dana dari rekening kas untuk membayar tagihan atau faktur, menyimpan catatan pengumpulan dan pengeluaran, dan memastikan saldo rekening.
• Mengoperasikan peralatan kantor, seperti mesin faks, mesin fotokopi, atau sistem telepon dan mengatur perbaikan bila peralatan mengalami malfungsi.
• Mengatur dan mengelola sistem pengarsipan kertas atau elektronik, mencatat informasi, memperbarui dokumen, atau memelihara dokumen, seperti catatan kehadiran, korespondensi, atau materi lainnya.
• Mengoperasikan sistem surat elektronik dan mengoordinasikan aliran informasi, secara internal atau dengan organisasi lain.
• Jadwalkan dan konfirmasikan janji temu untuk klien, pelanggan, atau supervisor.
• Pertahankan penjadwalan dan kalender acara.
• Menyusun, mengetik, dan mendistribusikan catatan rapat, korespondensi rutin, atau laporan, seperti laporan presentasi atau pengeluaran, statistik, atau bulanan.
• Mengisi formulir sesuai dengan prosedur perusahaan.
• Memberikan layanan kepada pelanggan, seperti penempatan pesanan atau informasi akun.
• Tetapkan prosedur atau jadwal kerja dan pantau pekerjaan sehari-hari staf administrasi.
• Mempersiapkan dan mengirimkan cek.
• Temukan dan lampirkan file yang sesuai ke korespondensi masuk yang memerlukan balasan.
• Atur reservasi konferensi, rapat, atau perjalanan untuk personel kantor.
• Lakukan pencarian untuk menemukan informasi yang dibutuhkan, dengan menggunakan sumber seperti Internet.
• Membuka, membaca, merutekan, dan mendistribusikan surat masuk atau materi lainnya dan menjawab surat rutin.
• Mengawasi staf administrasi lainnya dan memberikan pelatihan dan orientasi kepada staf baru.
• Membuat salinan korespondensi atau bahan cetakan lainnya.
• Tinjau pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain untuk memeriksa kebenaran ejaan dan tata bahasa, memastikan bahwa kebijakan format perusahaan dipatuhi, dan merekomendasikan revisi.
• Kelola proyek atau berkontribusi pada komite atau kerja tim.
• Mengkoordinasikan konferensi, rapat, atau acara khusus, seperti makan siang atau upacara wisuda.
• Belajar mengoperasikan teknologi perkantoran baru saat teknologi tersebut dikembangkan dan diterapkan.
• Buletin surat, materi promosi, atau informasi lainnya.
• Melatih dan membantu staf dengan penggunaan komputer.
• Memesan dan menyalurkan persediaan.
• Siapkan materi konferensi atau acara, seperti pamflet atau undangan.
• Mengembangkan atau memelihara situs Web perusahaan internal atau eksternal.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Pekerjaan ini biasanya memerlukan ijazah SMA/sederajat.

Pengalaman

Sebagian keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja sebelumnya biasanya diperlukan. Misalnya, seorang teller bank akan terbantu oleh pengalaman bekerja langsung dengan masyarakat.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini memerlukan beberapa bulan hingga satu tahun bekerja bersama karyawan berpengalaman. Program pemagangan resmi dapat dikaitkan dengan pekerjaan ini.