Operator Switchboard, Termasuk Layanan Penjawab

Apa itu Operator Switchboard, Termasuk Layanan Penjawab?

Mengoperasikan peralatan sistem telepon bisnis atau switchboard untuk meneruskan panggilan masuk, keluar, dan antarkantor. Dapat memberikan informasi kepada penelepon dan mencatat pesan.

Pekerjaan ini sering melibatkan penggunaan pengetahuan dan keterampilan untuk membantu orang lain. Contohnya pramubakti, petugas penyewaan, perwakilan layanan pelanggan, satuan pengamanan (satpam), tukang pelapis furnitur, teller bank, dan teknisi laboratorium gigi.

Kerja harian

• Mengoperasikan sistem komunikasi, seperti telepon, switchboard, interkom, radio dua arah, atau alamat publik.
• Menjawab panggilan masuk, menyapa penelepon, memberikan informasi, mentransfer panggilan atau menerima pesan seperlunya.
• Sapa pengunjung, log masuk dan keluar dari fasilitas, berikan mereka lencana keamanan, dan hubungi pendamping karyawan.
• Pantau sistem alarm untuk memastikan kondisi aman tetap terjaga.
• Hubungi anggota staf keamanan bila diperlukan, dengan menggunakan telepon radio.
• Pantau alarm darurat dan kode, buat pengumuman darurat, atau arahkan panggilan darurat ke lokasi yang sesuai.
• Rekam pesan, sarankan penulisan ulang agar lebih jelas atau ringkas.
• Halaman individu untuk memberitahu mereka tentang panggilan telepon, menggunakan paging atau peralatan komunikasi antar kantor.
• Formulir lengkap untuk pesanan penjualan.
• Menyampaikan atau merutekan pesan tertulis atau lisan.
• Lakukan panggilan telepon atau atur panggilan konferensi seperti yang diinstruksikan.
• Melakukan berbagai tugas penanganan kas, seperti menagih pembayaran, melakukan setoran bank, atau mengelola kas kecil.
• Jawab pertanyaan sederhana tentang bisnis klien, menggunakan file referensi.
• Stempel pesan dengan waktu dan tanggal dan arsipkan dengan benar.
• Simpan catatan panggilan yang dilakukan dan biaya yang dikeluarkan.
• Memproses surat masuk atau keluar, paket, atau pengiriman.
• Melakukan berbagai tugas entri data atau pemrosesan kata, seperti memperbarui direktori telepon, mengetik atau mengoreksi dokumen, atau membuat jadwal.
• Melakukan tugas administratif, seperti menerima pesanan, menjadwalkan janji temu atau ruang rapat, atau mengirim dan menerima faks.
• Tempatkan pesanan, misalnya untuk perlengkapan, perlengkapan, atau katering untuk rapat.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Pekerjaan ini biasanya memerlukan ijazah SMA/sederajat.

Pengalaman

Sebagian keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja sebelumnya biasanya diperlukan. Misalnya, seorang teller bank akan terbantu oleh pengalaman bekerja langsung dengan masyarakat.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini memerlukan beberapa bulan hingga satu tahun bekerja bersama karyawan berpengalaman. Program pemagangan resmi dapat dikaitkan dengan pekerjaan ini.