Perencana Rapat, Konvensi, dan Acara

Apa itu Perencana Rapat, Konvensi, dan Acara?

Mengoordinasikan kegiatan staf, personel konvensi, atau klien untuk mengatur pertemuan kelompok, acara, atau konvensi.

Banyak pekerjaan ini melibatkan kegiatan mengoordinasikan, menyupervisi, mengelola, atau melatih orang lain. Contohnya broker properti, manajer penjualan, administrator basis data, desainer grafis, ilmuwan konservasi, direktur seni, dan penaksir biaya.

Kerja harian

• Konsultasikan dengan pelanggan untuk menentukan tujuan dan persyaratan acara, seperti pertemuan, konferensi, dan konvensi.
• Tinjau tagihan acara untuk keakuratan dan setujui pembayaran.
• Mengkoordinasikan layanan untuk acara, seperti akomodasi dan transportasi bagi peserta, fasilitas, katering, signage, display, persyaratan kebutuhan khusus, pencetakan dan keamanan acara.
• Mengatur ketersediaan perlengkapan audio visual, transportasi, display, dan kebutuhan acara lainnya.
• Berunding dengan staf di lokasi acara yang dipilih untuk mengoordinasikan detailnya.
• Periksa fasilitas acara untuk memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan pelanggan.
• Menyimpan catatan aspek acara, termasuk rincian keuangan.
• Memantau kegiatan acara untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang yang berlaku, kepuasan peserta, dan penyelesaian setiap permasalahan yang timbul.
• Negosiasikan kontrak dengan penyedia layanan dan pemasok seperti hotel, pusat konvensi, dan pembicara.
• Mengevaluasi dan memilih penyedia layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
• Merencanakan dan mengembangkan program, agenda, anggaran, dan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
• Melakukan evaluasi pasca-acara untuk menentukan bagaimana acara di masa depan dapat ditingkatkan.
• Pekerjakan, latih, dan awasi sukarelawan dan staf pendukung yang diperlukan untuk acara.
• Rincian administratif langsung, seperti operasi keuangan, penyebaran materi promosi, dan tanggapan terhadap pertanyaan.
• Menyelenggarakan pendaftaran peserta acara.
• Bertemu dengan sponsor dan panitia penyelenggara untuk merencanakan ruang lingkup dan format acara, untuk menetapkan dan memantau anggaran, atau untuk meninjau prosedur administratif dan kemajuan acara.
• Kembangkan topik acara dan pilih pembicara unggulan.
• Mempromosikan layanan konferensi, konvensi dan pameran dagang dengan melakukan tugas-tugas seperti pertemuan dengan asosiasi profesional dan perdagangan, dan memproduksi brosur dan publikasi lainnya.
• Baca publikasi perdagangan, hadiri seminar, dan konsultasikan dengan profesional pertemuan lainnya untuk terus mengikuti standar dan tren manajemen pertemuan.
• Merancang dan melaksanakan upaya untuk mempublikasikan acara dan mempromosikan sponsorship.
• Dapatkan izin dari departemen pemadam kebakaran dan kesehatan untuk mendirikan pajangan dan pameran serta menyajikan makanan di acara-acara.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Sebagian besar pekerjaan ini memerlukan gelar sarjana (S1), meskipun ada yang tidak.

Pengalaman

Diperlukan keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja terkait dalam jumlah yang cukup banyak. Misalnya, seorang akuntan harus menyelesaikan pendidikan sarjana dan bekerja beberapa tahun di bidang akuntansi agar dianggap memenuhi syarat.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini biasanya memerlukan beberapa tahun pengalaman kerja terkait, pelatihan kerja langsung, dan/atau pelatihan kejuruan.