Juru Tulis Pemesanan

Apa itu Juru Tulis Pemesanan?

Menerima dan memproses pesanan masuk untuk bahan, barang dagangan, iklan baris, atau jasa seperti perbaikan, instalasi, atau penyewaan fasilitas. Umumnya menerima pesanan melalui surat, telepon, faks, atau cara elektronik lainnya. Tugas mencakup memberi tahu pelanggan tentang penerimaan, harga, tanggal pengiriman, dan keterlambatan; menyiapkan kontrak; dan menangani keluhan.

Pekerjaan ini sering melibatkan penggunaan pengetahuan dan keterampilan untuk membantu orang lain. Contohnya pramubakti, petugas penyewaan, perwakilan layanan pelanggan, satuan pengamanan (satpam), tukang pelapis furnitur, teller bank, dan teknisi laboratorium gigi.

Kerja harian

• Meninjau kelengkapan pesanan sesuai prosedur pelaporan dan meneruskan pesanan yang belum lengkap untuk diproses lebih lanjut.
• Dapatkan nama pelanggan, alamat, dan informasi penagihan, nomor produk, dan spesifikasi barang yang akan dibeli, dan masukkan informasi ini pada formulir pemesanan.
• Menyiapkan faktur, dokumen pengiriman, dan kontrak.
• Merekomendasikan barang dagangan atau layanan yang akan memenuhi kebutuhan pelanggan.
• Periksa pekerjaan keluar untuk kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan.
• Menerima dan menanggapi keluhan pelanggan.
• Memeriksa catatan persediaan untuk mengetahui ketersediaan barang dagangan yang diminta.
• Verifikasi kebenaran informasi pelanggan dan pesanan, periksa dengan informasi yang diperoleh sebelumnya jika diperlukan.
• Berunding dengan personel produksi, penjualan, pengiriman, gudang, atau pengangkut umum untuk mempercepat atau melacak pengiriman.
• Mengarahkan departemen atau unit tertentu untuk menyiapkan dan mengirimkan pesanan ke lokasi yang ditentukan.
• Sesuaikan catatan inventaris untuk mencerminkan pergerakan produk.
• Kumpulkan pembayaran barang dagangan, catat transaksi, dan kirim barang, seperti cek atau wesel untuk diproses lebih lanjut.
• Menghitung dan menyusun statistik terkait pesanan, dan menyiapkan laporan untuk manajemen.
• Merekomendasikan jenis pengepakan atau pelabelan yang diperlukan pada pesanan.
• Hitung total biaya untuk barang dagangan atau layanan dan biaya pengiriman.
• Memberi tahu pelanggan melalui surat atau telepon tentang informasi pemesanan, seperti harga satuan, tanggal pengiriman, dan antisipasi penundaan apa pun.
• File salinan pesanan yang diterima, atau posting pesanan pada catatan.
• Mencoba menjual barang dagangan atau jasa tambahan kepada calon pelanggan atau pelanggan saat ini melalui telepon atau melalui kunjungan.
• Memberi tahu departemen ketika persediaan barang tertentu hampir habis, atau ketika pesanan akan menghabiskan persediaan yang tersedia.

Aktivitas kerja utama

Keterampilan & kompetensi

Teknologi & alat

Lingkungan kerja

Pendidikan & pengalaman

Pendidikan

Pekerjaan ini biasanya memerlukan ijazah SMA/sederajat.

Pengalaman

Sebagian keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman kerja sebelumnya biasanya diperlukan. Misalnya, seorang teller bank akan terbantu oleh pengalaman bekerja langsung dengan masyarakat.

Pelatihan

Karyawan pada pekerjaan ini memerlukan beberapa bulan hingga satu tahun bekerja bersama karyawan berpengalaman. Program pemagangan resmi dapat dikaitkan dengan pekerjaan ini.